با شاخص کلیدی عملکرد پیشرفت سازمانتان را اندازه بگیرید
در فضای کسبوکار برای اینکه هر مدیری یا هر سهام‌داری یا هر عضو شبکه اقتصادی بخواهد عملکردش را نسبت به گذشته و یا با همتایان خود مقایسه کند، بی‌شک به معیارهای استاندارد و مشترکی نیاز دارد. به‌بیان دیگر زبان مشترکی برای مقایسه درستی از رقابت‌ها و موفقیت‌ها نیاز است و شاخصهای کلیدی عملکرد همین زبان مشترک است. شاخص‌هایی که معیارهای استانداری برای پیاده‌سازی استراتژی‌های یک مجموعه به‌شمار می‌روند. چرا که هر نوع بی‌اطلاعی مدیران از چگونگی انجام فعالیت‌های درون سازمان و شرایط حاکم بر محیط بیرونی ممکن است منجر به کاهش کارایی سازمان شود. مهم‌ترین مخاطبینی هم که نیازمند این شاخص‌ها هستند، عبارتند از: مدیر عامل، اعضا هیئت مدیره، مدیران میانی شرکت‌ها در بخش‌های مالی، حسابداری، فنی و غیره، سهام‌داران و مشاوران مدیریت.
منوی شاخصهای کلیدی عملکرد وسیع است
هر سازمانی بنا به نوع فعالیت‌ها و بخش‌هایش با سازمانی دیگر متفاوت است. از طرفی تمامی واحدهای شرکت شامل مالی، مهندسی و غیره نیز همواره اطلاعاتی را تولید می‌کنند که مدیریت می‌تواند از آن‌ها برای ارزیابی عملکرد سازمان استفاده کند. این اطلاعات خود می‌توانند مربوط به عملیات درونی واحدها، شرایط مالی کل شرکت یا عملکرد تامین‌کنندگان و مشتریان شرکت باشد. بنابراین بسته به نوع اطلاعات دریافتی و ماهیت خود سازمان، مدیران باید به خوبی با شاخصهای کلیدی عملکرد آشنا باشد تا بتوانند شاخصهای مناسب سازمان خود را انتخاب کنند.
به‌طور کلی می‌توان شاخصهای کلیدی عملکرد در یک سازمان را در گروه‌هایی همچون شاخصهای بهره‌برداری دارایی، شاخصهای عملکرد عملیاتی، شاخصهای جریان نقدی، شاخصهای نقدینگی، شاخصهای ساختار سرمایه و توانگری مالی، شاخصهای بازدهی سرمایه‌گذاری، شاخصهای عملکرد بازار، شاخصهای واحد مالی و حسابداری، شاخصهای سنجش واحد مهندسی، شاخصهای واحد منابع انسانی، شاخصهای واحد لجستیک، شاخصهای واحد تولید و شاخصهای واحد فروش و بازاریابی قرار داد. حال هر یک از این شاخص‌ها خود به زیرگروه‌های متعددی تقسیم می‌شوند و بسته به نوع فعالیت شرکت و اهمیت آن‌ها می‌توان هریک از این شاخصهای زیرگروه را انتخاب کرد. به‌عنوان مثال شاخص نسبت فروش به دارایی ثابت[2] به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های شاخصهای بهره‌برداری از دارایی است. این شاخص از این‌رو می‌تواند مفید باشد که همواره یکی از مهم‌ترین موانع ورود به برخی صنایع، نیاز به در اختیار داشتن دارایی‌های بسیار زیاد است. به‌طور مثال، در کسبوکار پالایش نفت، قبل از دست‌یابی به فروش باید تسهیلات پالایشگاهی به‌طور کامل ساخته شوند. حال شرکت می‌تواند با این شاخص بررسی کند که آیا برای فراهم آوردن امکان فروش، مقدار پول زیادی را در دارایی‌ها سرمایه‌گذاری کرده است یا خیر. حال در خصوص همین شاخص باید دانست که زمانی موثر خواهد بود که مقدار این شاخص را در شرکت خودمان با سایر شرکت‌های فعال در صنعت مقایسه کنیم. یعنی اگر شرکت دیگری راهی را برای ایجاد فروش با دارایی کمتر یافته است، آن شرکت در ارزش‌یابی، نمره بهتری می‌گیرد و اگر روند تغییر این شاخص ردیابی شود، نتایج مفیدتری نیز حاصل خواهد شد. بدین‌ترتیب می‌توان بررسی کرد که آیا به‌منظور فروش، جهشی ناگهانی در دارایی‌ها به وقوع پیوسته است یا خیر. لازم به ذکر است که این شاخص نیز از تقسیم فروش خالص سالانه بر کل دارایی ثابت به‌دست می‌آید.
شاخصهای غیرمالی، محرک‌های مالی
در کنار شاخصهای مالی که بسیار حائز اهمیت هستند، شاخصهای غیرمالی مثل زمان بین خرابی‌ها، نسبت تعمیر و نگهداری به دارایی‌های ثابت و غیره نیز نقش‌های مخصوص به خود را دارند. نکته قابل توجه این است که بیان چگونگی ارتباط بین شاخصهای غیرمالی با عملکرد سازمان کار آسانی نیست. مدیران می‌توانند با کمک گرفتن از شاخصهای غیرمالی به بهبود رفتار سازمان خود و ارتقای شاخصهای مالی امیدوار باشند. برای استفاده از شاخصهای غیرمالی، مدیران ابتدا باید مطالعه‌ای دقیق روی محرک‌های عملکرد مالی انجام دهند و سپس دسته‌ای از شاخصهای غیرمالی را استفاده کنند که احتمالا اثر مستقیمی بر عملکرد مالی خواهند داشت. به‌عنوان مثال، شرکت مشاوره‌ای را در نظر بگیرید که تاخیر فراوانی در تکمیل پروژه‌ها و در نتیجه کسب درآمد دارد. این تاخیر پیامد حجم بالای ترک شغل کارکنان و مدت زمان فراوان مورد نیاز جهت جایگزینی نیروی انسانی توانمند است. در چنین شرایطی، یکی از شاخصهای غیرمالی مناسب، درصد ترک شغل کارکنان در سال است، زیرا این شاخص ارتباط مستقیمی با درآمدزایی شرکت دارد.
هشدار! خطر غرق شدن در شاخصهای کلیدی عملکرد
هر سازمانی باید نظام سنجش عملکرد اثربخش خود را داشته باشد که هم دارای تعدادی شاخص کلیدی است که در گذر زمان ثابت هستند و هم تعدادی شاخص دیگر که متناسب با اهداف شرکت تغییر می‌کنند. «استیون براگ»،[3] مشاور مدیریت شرکت ارنست اند یانگ[4] گفته است نباید آنچنان شیفته نظام سنجش شوید که سازمان شما مملو از شاخصهای سنجش شود و حتی جزیی‌ترین فعالیت‌های سازمان را هم رصد کنید. زیرا این کار می‌تواند مشکلات جدی را در پی داشته باشد. زیرا اولا هیچ‌کس نمی‌داند کدامیک از شاخص‌ها بیشترین اثربخشی را در رصد توانایی سازمان برای دست‌یابی به ماموریت خود دارد. در چنین شرایطی استفاده از شاخصهای متعدد موجب می‌شود که سازمان منابع خود را به بهبود فعالیت‌هایی اختصاص دهد که لزوماً منجر به بهبود عملکرد سازمان نمی‌شود. ثانیاً، کارکنان سازمان رفتار نامتعارفی را در جهت کسب نمرات بالا در نظام سنجش از خود بروز می‌دهند، بدون اینکه ضرورتی به بهبود عملکرد در برخی شاخص‌ها وجود داشته باشد.
معدنکاری و شاخصهای کلیدی عملکرد
در بین شرکت‌های معدنی، شاخصهای کلیدی عملکرد پرکاربردی وجود دارد که شرکت‌های بزرگ همواره از آن‌ها برای بیان میزان موفقیت در تحقق استراتژی‌های خود استفاده می‌کنند. در گزارش‌های سالانه شرکت‌های معدنی همانند ریوتینتو،Acacia ، BHP و غیره به شاخص‌هایی مانند انتشار گازهای گلخانه‌ای، نرخ فراوانی آسیب، میزان تولید ماده معدنی، میزان بازگشت کل سرمایه سهامدار[5] (TSR)، نرخ رشد درآمد، سرمایه‌گذاری ثابت، جریان نقدی عملیاتی خالص، سرمایه‌گذاری مشترک و نرخ اعتباری بلندمدت[6] مشاهده می‌شود.
به‌طور کلی می‌توان گفت در معدنکاری، از نقطه‌نظر شاخصهای عملکرد عملیاتی درصد سود خالص، درصد سود سرمایه‌گذاری، درصد سود عملیاتی و درصد سود ناخالص می‌توانند شاخصهای مهمی باشند. در بین شاخصهای نقدی، جریان نقدی عملیاتی نقش موثری دارد. شاخص نقدینگی بین شاخصهای نقدینگی بارزترین شاخص به شمار می‌رود. میان شاخصهای بازدهی سرمایه‌گذاری نیز، ارزش خالص، ارزش دفتری هر سهم و ارزش افزوده اقتصادی رتبه‌های ممتازتری را می‌توانند بسته به شرکت معدنی به خود اختصاص دهند. هزینه قیمت و نسبت قیمت به درآمد در بین شاخصهای عملکرد بازار هم از جمله شاخصهای مورد مطالعه هستند. بین شاخصهای سنجش واحد مهندسی نیز، نسبت هزینه‌های واقعی به هدف‌گذاری شده و فاصله زمانی بین آغاز طراحی تا تولید می‌توانند در بررسی پیش‌برد اهداف کمک‌کننده باشد. میان شاخصهای لجستیک نیز پیشرفت برنامه تولید و تعداد سفارش‌های دوره نقش سازنده‌تری دارند. در نهایت می‌توان گفت بین شاخصهای واحد تولید، کارایی تولید، شاخص بهره‌وری، نسبت هزینه‌های تعمیر و نگهداری به دارایی‌های ثابت و شاخص هزینه‌های غیرمستقیم و در بین شاخصهای واحد فروش و بازاریابی سهم بازار و گردش مشتریان بیانگر موفقیت‌های سازمان هستند.
منابع:
- مرجع شاخصهای کلیدی ارزیابی سازمان، استیون براگ، محسن قره‌خانی و حسین صامعی، نشر گروه پژوهشی صنعتی آریانا
- گزارش سالانه شرکت BHP سال 2014، شاخصهای کلیدی عملکرد، صص 29-28
- گزارش سالانه شرکت ریوتینتو سال 2018، شاخصهای کلیدی عملکرد، صص23-20
- گزارش شرکت Acacia سال 2018، شاخصهای کلیدی عملکرد.
[1] Key Performance Indicator
[2] Sales to Fixed Assets Ratio
[3] Steven Bragg
[4] Ernst & Young
[5] Total Shareholder Return
[6] Long-term credit rating
